まきびより

「会社の懇親会で幹事を任されたけれど、何から準備すればいい？」
「歓送迎会や同窓会を開催したいけれど、いつまでに何を決めればいい？」
初めて宴会の幹事を担当すると、予約から当日の進行まで、分からないことが多いものです。
宴会をスムーズに進めるためには、早めの会場予約と、開催日までのスケジュールを把握しておくことが大切です。
今回は、岡山で宴会や懇親会を開催する幹事様に向けて、ピュアリティまきびでの宴会準備の流れをもとに、幹事さんが確認しておきたいポイントをご紹介します。

宴会の準備で最初に決めておきたいのが、開催日時・参加人数・宴会の目的です。
「歓迎会」「送別会」「歓送迎会」「懇親会」「同窓会」「祝賀会」など、宴会の目的によって、料理や会場の選び方も変わってきます。
特に重要なのが「何名くらい参加するのか」という点です。
ピュアリティまきびでは、参加人数や宴会内容などをもとに、適した会場をご案内しています。
予約の段階では「現時点で○名程度」というおおよその人数でも構いませんが、できるだけ早めに規模を把握しておくと安心です。

宴会の予約時期は、宴会の規模や内容によって異なります。
【毎年利用されるお客様・歓送迎会など】
開催日の1年くらい前
【50～100名程度の宴会】
開催日の半年前くらい
【50名以下の宴会】
半年～1か月前くらい
ただし、人気の日程や曜日、繁忙期などは予約が集中することがあります。「この日に開催したい」という日程が決まっている場合は、人数が確定していなくても、まずは早めにお問い合わせいただくと安心です。

会場の予約ができたら、次に宴会の詳細を決めていきます。
・参加人数　・席配置　・料理内容　・飲み放題の内容　・余興・イベント　・マイクの使用　・スクリーン・プロジェクターなどの機材　・看板　・花束　・支払い方法
最初からすべてを決める必要はありません。参加人数や宴会内容が決まっていくにつれて、必要なものを一つずつ確認していけば大丈夫です。

ピュアリティまきびでは、宴会前に幹事様との打合せを行っています。できるだけ宴会日の1週間前までに打合せを完了することを目安としています。
打合せでは、席配置、料理内容、飲み放題、余興・進行、マイク、支払い方法、機材、看板、花束などを確認します。
余興・進行、機材、看板・花束などは、ご希望がある場合に打合せを行う形でも対応しています。「こんなことはお願いできる？」という内容でも、まずはお気軽にご相談ください。

宴会準備で特に重要なのが、最終的な参加人数の確認です。
ピュアリティまきびでは、基本的に宴会日の1週間前までに人数を確定していただくようお願いしています。
開催日の1か月前：出欠確認を開始
2週間前：未回答者へ確認
1週間前：基本人数を確定
というように、余裕を持って進めておくとスムーズです。

急な欠席や参加者の追加など、宴会直前に人数が変わることもあります。
ピュアリティまきびでは、最終的な人数変更は前日午前中まで受け付けています。それ以降の変更については、料理をご用意する関係上、キャンセル料が発生します。

人数変更は前日午前中までにお願いいたします。
それ以降は、料理代のみ100％ご請求いたします。
※飲み放題が含まれる「同窓会プラン」や「部活動応援プラン」については、それぞれのプラン料金分をご請求いたします。

宴会当日は、受付や余興の準備、参加者への案内など、幹事さんが行うこともたくさんあります。
ピュアリティまきびでは、宴会開始1時間前から幹事様が準備のために入室可能です。
受付の準備、配布物の確認、余興の準備、プロジェクターの確認、景品などの準備、司会進行の最終確認などにご利用いただけます。
ただし、当日の状況によっては入室時間が変更となる場合がありますので、あらかじめご了承ください。

「余興を予定しているけれど、どのタイミングで行えばいい？」「挨拶はいつ入れればいい？」
宴会の進行については、幹事さんが一人で悩む必要はありません。
当日は会場担当者と、余興のタイミングや進行などについて確認することができます。事前に予定している余興や挨拶などがあれば、打合せの際にお知らせください。

車で参加される方が多い宴会では、駐車場についても事前に案内しておくと親切です。
ピュアリティまきびをご利用のお客様は、施設利用時間内の駐車場を無料でご利用いただけます。
ご利用の際は、駐車券をフロントへお持ちいただき、無料処理機に駐車券を挿入し、無料処理を行ってください。処理後、15分以内に出庫することで無料となります。
宴会の案内状などに、駐車場について記載しておくと参加者にも分かりやすく安心です。
JR岡山駅からも徒歩圏内で、アクセスしやすい立地もピュアリティまきびの特徴の一つです。

【アレルギー対応について】
大変申し訳ございませんが、当施設ではアレルギー対応を行っておりません。
【会場の指定について】
ピュアリティまきびでは、参加人数などに応じて会場を決定するため、会場の指定はできません。
【幹事様の入室時間について】
宴会開始1時間前から、幹事様は準備のために入室可能です。ただし、当日の状況によって入室時間が変更になる場合がありますので、ご了承ください。

宴会の幹事を任されると、会場選びから参加人数の確認、料理や飲み放題、余興、当日の進行まで、決めることがたくさんあります。
だからこそ、分からないことや迷っていることがあれば、早めに会場へ相談することが大切です。
ピュアリティまきびでは、人数や用途に合わせた宴会・会議プランをご案内しています。会社や団体の懇親会、歓送迎会、同窓会、祝賀会など、さまざまな宴会にご利用いただけます。
「まだ人数が確定していないけれど予約できる？」「この人数ならどの会場になる？」「余興をしたいけれど、どうすればいい？」など、幹事さんの疑問やご相談にも対応しています。
岡山で宴会・懇親会の会場をお探しなら、ピュアリティまきびへお気軽にご相談ください。